Почему нельзя просто выбросить чертежи
Чертежная документация — не просто бумага:
- подтверждение того, что объект построен в соответствии с нормами;
- основа для будущих реконструкций или перепланировок;
- доказательная база при спорных ситуациях с заказчиками или контролирующими органами;
- материал для участия в новых тендерах (как пример ваших компетенций);
- исторические данные, которые могут пригодиться при эксплуатации здания.
Выбросить все это — значит лишить себя возможности быстро решить проблемы, которые неизбежно возникнут при эксплуатации объекта.
Три шага, которые нужно сделать с чертежами после проекта
Шаг первый: сканирование чертежа
Это самый важный этап. Бумага имеет свойство портиться: выцветать, рваться, намокать, теряться при переездах. Электронный архив живет вечно, если о нем правильно заботиться.
Что дает сканирование широкоформатных чертежей:
- страховка от утери оригинала;
- возможность быстро отправить документацию заказчику или подрядчику;
- удобный доступ с любого устройства;
- экономия офисного пространства;
- возможность поиска по названиям и атрибутам.
В некоторых ситуациях сканирование больших чертежей — не рекомендация, а необходимость:
- Участие в тендерах. Для подтверждения опыта нужны примеры выполненных работ. Искать по офису чертежи пятилетней давности — то еще удовольствие, если они есть только в бумаге. Электронный архив позволяет собрать портфолио за полчаса.
- Сдача в экспертизу. Повторная экспертиза или корректировки требуют предоставления исходной документации. Если оригиналы затерялись, а сканов нет — придется восстанавливать все с нуля.
В обоих случаях наличие качественного электронного архива экономит не только время, но и значительные деньги, которые пришлось бы потратить на восстановление утерянной документации.
Шаг второй: систематизация
Сканирования чертежей больших форматов недостаточно — нужно, чтобы в этом архиве можно было ориентироваться.
Потратьте время на систематизацию:
- разложите файлы по папкам в соответствии с разделами проекта;
- называйте файлы понятно;
- добавьте в название стадию проектирования.
Правильно организованный архив ищется за минуты. Беспорядочный — заставляет пересматривать сотни файлов в поисках нужного листа.
Шаг третий: работа с бумажными оригиналами
После сканирования чертежей у вас на руках остается большой бумажный архив. Если решаете хранить — организуйте систему: подписанные папки, стеллажи, доступ к архиву. Если решаете утилизировать — делайте это с соблюдением конфиденциальности (уничтожение документов, а не просто вынос в мусорный бак).
Ошибки, которые совершают даже опытные проектировщики
Ошибка 1: Откладывание сканирования чертежа на потом
«Потом» обычно не наступает. Через месяц чертежи оказываются завалены другими бумагами, через полгода часть теряется, через год проще перечертить заново, чем искать оригиналы. Сканировать нужно сразу, как только проект вышел из работы.
Ошибка 2: Экономия на качестве сканирования чертежа
Сканировать широкоформатные чертежи на офисном сканере А4 — это издевательство над документом. Вы либо получаете картинку из кусков, либо теряете детали, либо проводите целый день, склеивая фрагменты. Профессиональное оборудование делает это за минуты и с идеальным качеством.
Ошибка 3: Отсутствие резервных копий
Жесткий диск может «умереть» в любой момент. Облачное хранилище может быть взломано. Сервер может сгореть. Правило простое: электронный архив должен быть минимум в двух местах, независимых друг от друга.
