Сканирование

Если Ваша работа связана с документами, то очень важно знать основы сканирования всей исходящей информации. Мало кто знает, но существует предельно простой способ сканирования документов, который можно осуществить без скачивания каких-то дополнительных программ и драйверов.

Сканирование документов необходимо для подачи или обработки документации в электронном виде. Официальные бумаги, подвергнутые сканированию, не должны впоследствии обрабатываться, поскольку это является подделкой документов. В этом случае вы рискуете попасть под контроль правоохранительных органов и понести наказание, установленное законодательством Российской Федерации.

Услуги сканера особенно востребованы в последнее время. Они необходимы при работе в офисе, учебе, а также для подачи документов в различные инстанции в электронном виде. Такой формат информационных носителей гораздо упрощает отправку документов и полноценно заменяет факс. Плюсом сканирования является его простота в использовании. Если вы знаете, в каком формате сканировать документы, то вся процедура занимает буквально пару минут.

Стандартные программы, используемые сканером, лучше заменить на более современное и продвинутое программное обеспечение. Что это даст? Специализированные программы позволяют улучшить и упростить использование девайса и дают возможность получить доступ ко всем возможностям устройства. Как правило, они имеют расширенный список инструментов, помогающих корректировать отсканированные документы. Это может понадобиться для коррекции цветов и более серьезной работы.

В век повсеместной компьютеризации перед многими компаниями встает необходимость перевода бумажных документов в электронный формат. Это востребовано для отправки данных через Интернет, для создания удобного электронного архива и решения других задач.

Перевести информацию с бумажных носителей в электронный формат можно вдвое быстрее, если одновременно обрабатывать обе стороны листа. Двустороннее сканирование документов позволяет экономить время, сокращать трудозатраты и в кратчайшие сроки оцифровывать масштабные архивы с большим количеством материалов.

Электронный формат хранения информации удобнее по сравнению с бумажными носителями. При большом количестве исходников целесообразно заказать услугу автоматического сканирования документов. Это позволит в минимальные сроки получить структурированный оцифрованный архив и освободить помещения, ранее использовавшиеся для хранения бумаг.

Перевод книг, статей, делопроизводства и прочих носителей в электронный формат имеет массу преимуществ. Быстрое сканирование документов позволяет в кратчайшие сроки создавать архивы, структурировать и систематизировать информацию, разграничивать доступ к ней в зависимости от полномочий и компетенции персонала. Также формируются удобные каталоги, делаются резервные копии, решаются иные задачи.

Набор текста с бумажных носителей неэффективен, требует времени и усилий, при этом высока вероятность ошибок по причине человеческого фактора. Чтобы быстро перевести информацию в электронный формат, закажите сканирование и распознавание документов в Мастерской печатных дел «Копировальня». Результатом процедуры является файл, который впоследствии может редактироваться и корректироваться в программах, предназначенных для работы с текстами.

Бумажный документооборот устарел и признан неэффективным. Чтобы привести его в современный вид и избавиться от обилия тяжелых папок, закажите сканирование документов в архив. Услугу предоставляет копировальный центр «Копировальня» — мы работаем с любыми объемами, учитываем требования клиента, переводим архивные документы с бумажных носителей в электронно-цифровой формат в кратчайшие сроки.

Важным преимуществом формата PDF является небольшой размер файлов, особенно по сравнению с JPEG и прочими графическими расширениями. Сканированием документов в ПДФ можно заниматься самостоятельно либо обращаться для этого в специализированную компанию.

В первом случае следует использовать соответствующие программные средства. В их числе Scan2PDF, RiDoc, Adobe Acrobat, ABBYY Fine Reader и пр. Некоторые из них бесплатны и находятся в свободном доступе, другие требуют приобретения соответствующих лицензий. Также есть аналогичные продукты на облачных сервисах. Кроме этого, встроенные приложения для конвертации имеются в операционных системах Windows и Mac OX S.

«Копировальня» на Таганке — это универсальный копицентр, где вы сможете распечатать, отксерокопировать и отсканировать чертежи любых форматов. Мы работаем с проектной документацией, и в результате сканирования получаем копии, соответствующие нормам ГОСТа, СНиП и ТУ.

В офисе нам постоянно требуется сканирование, распечатка документов. Договоры, бухгалтерские и кадровые документы, внутренние докладные и служебные записки оформляются на обычных листах А4, с которыми работает все без исключения офисное оборудование. Трудности могут возникнуть, если требуется выполнить широкоформатное сканирование документов.

Сканирование, обработка документов – важный этап документооборота любой компании. Невозможно представить себе современное предприятие без электронного архива или e-mail. Личные дела сотрудников, договоры, бухгалтерские документы, проекты, схемы и графики – все эти важные для функционирования любой организации документы в обязательном порядке переводятся в цифровой вид. Правильно организованные базы данных, содержащие отсканированные документы, значительно упрощают рабочий процесс. Кроме того, можно не беспокоиться об утрате или порче информации, содержащейся на бумажных носителях, так как она полностью дублируется в цифровом виде.

Первый вопрос, который возникает у всех, кто сталкивается с необходимостью перевода бумажной документации в электронный вид – где сканировать документы?  Несколько листов вполне можно обработать на офисном сканере, а вот работа с большими объемами и нестандартными размерами документов под силу только лишь профессионалам – копировальным центрам.

Сканирование больших объемов документов сложно выполнить на простом офисном оборудовании, а когда необходимо перевести в электронный вид чертежи или инженерную документацию больших или нестандартных размеров, сделать это без помощи специалистов копировального центра просто невозможно. Оборудованные по последнему слову техники центры инженерной печати справятся с любой задачей, касающейся обработки технической документации, в минимальные сроки, а себестоимость сканирования одного экземпляра будет тем ниже, чем больше документов нужно перевести в электронный вид.

Услуги пакетного сканирования документов в Москве предоставляют сотни копицентров. Востребованность услуги перевода бумажных носителей информации в электронный вид легко объяснить. С развитием компьютерных технологий и Интернета работать с документами стало гораздо удобнее. Цифровую копию договора, чертежа, многостраничного проекта или книги легко сохранить, организовав доступ к источнику информации из любой точки планеты. Электронные документы можно отправлять по почте, редактировать, систематизировать, создавать онлайн библиотеки и электронные архивы.

Развитие электронного документооборота способствует переводу делопроизводства в цифровой формат. В связи с этим у предприятий и частных лиц возникает необходимость сканировать многостраничные документы. Сущность операции заключается в переводе информации с бумажного носителя в электронно-цифровой формат.

Преимущества очевидны: не нужно хранить массивные канцелярские папки, тратить время на поиск необходимых бумаг в громоздких архивах. Требуемая информация всегда будет открываться несколькими щелчками мыши.

За годы работы на каждом предприятии скапливается огромное количество различных документов: договоров, отчетов, кадровой документации, проектов и чертежей. Еще не так давно под их хранение выделялись большие площади. Помещение, оборудованное под архив, должно было отвечать требованиям пожарной безопасности, оснащаться системой контроля температуры и влажности воздуха, стеллажами и системами хранения. Работать с бумажными архивными документами было непросто: поиск нужного проекта или договора мог отнимать много времени, кроме того, одновременно доступ к документу мог иметь только один сотрудник.
С появлением компьютеров ситуация начала меняться в лучшую сторону. Стали появляться электронные архивы, в которых вся важная информация была собрана в цифровом виде.
Но что делать с бумажными документами, у которых нет электронной копии? Наиболее простой способ сохранить их – перевести в цифровой вид с помощью сканирования.

Сканирование проектов дает возможность инженерным и проектным компаниям создать грамотную систему документооборота и архивирования документов. Для того чтобы идти в ногу со временем и не отстать от конкурентов, надо всегда быть на шаг впереди. Внедрение современных компьютерных и информационных технологий в бизнес процессы дает компании ощутимое преимущество перед конкурентами. Оперативный доступ к информации, быстрая ее обработка, использование современного ПО — важные составляющие работы передовой компании. Сканирование больших документов и создание электронных копий чертежей и проектов значительно облегчает работу с ними. Проект легко передать по почте, организовать совместный доступ к документу для всех заинтересованных лиц с возможностью оставлять комментарии и замечания в процессе работы.

При наличии бумажной версии документа, в которую срочно требуется внести определенные поправки, возникает необходимость сканировать документ в ворд. Это можно выполнить в несколько основных этапов. Сначала сделать электронную копию документа в формате pdf, а затем, используя специальную программу (конвертер форматов) документ из pdf в doc. С данной задачей легко и просто справиться подготовленный специалист копицентра. К нему стоит обратиться в нужный момент.

Сканирование документов — это процесс, при котором бумажные версии документов переводятся в электронный вид. Выполняется операция с помощью специального аппарата, называемого сканером, который может быть:

• планшетным;
• листопротяжным;
• ручным;
• барабанным.

В зависимости от типа обрабатываемых документов используется тот или иной вид устройства. Планшетные сканеры — самые распространенные аппараты, которые часто устанавливаются в домах и офисах и используются для простых операций по сканированию документов для личных и бизнес целей. Барабанные сканеры и МФУ относятся к профессиональным аппаратам, работа с которыми требует специальных навыков. Такие устройства используются в копировальных центрах для создания, в том числе, четких и максимально точных копий чертежей и проектной документации.

Использовать планшетный сканер или Фотошоп?

Часто возникает необходимость в сканировании чертежей, которые прошиты и скреплены печатью, т.е. использовать протяжной сканер не представляется возможным. Можно найти планшетный сканер, но задача эта нелегкая, т.к. это дорогое оборудование в копицентрах редко его устанавливают. Или можно сделать сканирование в форматах А3, а дальше собрать чертеж в программе фотшоп.
Современному копировальному центру для успешного функционирования необходимо следовать следующим правилам:
• адаптировать свой рабочий график под режим, который подходит заказчику;
• набирать в штат активных работников, готовых изучать новые технологии и ответственно относиться к порученным заданиям;
• закупать и устанавливать оборудование, отвечающее современным требованиям, предъявляемым к печати;
• формировать адекватные цены на услуги и регулярно предоставлять клиентам скидки.