Если Ваша работа связана с документами, то очень важно знать основы сканирования всей исходящей информации. Мало кто знает, но существует предельно простой способ сканирования документов, который можно осуществить без скачивания каких-то дополнительных программ и драйверов.
Сканирование документов необходимо для подачи или обработки документации в электронном виде. Официальные бумаги, подвергнутые сканированию, не должны впоследствии обрабатываться, поскольку это является подделкой документов. В этом случае вы рискуете попасть под контроль правоохранительных органов и понести наказание, установленное законодательством Российской Федерации.
Услуги сканера особенно востребованы в последнее время. Они необходимы при работе в офисе, учебе, а также для подачи документов в различные инстанции в электронном виде. Такой формат информационных носителей гораздо упрощает отправку документов и полноценно заменяет факс. Плюсом сканирования является его простота в использовании. Если вы знаете, в каком формате сканировать документы, то вся процедура занимает буквально пару минут.
Стандартные программы, используемые сканером, лучше заменить на более современное и продвинутое программное обеспечение. Что это даст? Специализированные программы позволяют улучшить и упростить использование девайса и дают возможность получить доступ ко всем возможностям устройства. Как правило, они имеют расширенный список инструментов, помогающих корректировать отсканированные документы. Это может понадобиться для коррекции цветов и более серьезной работы.
В век повсеместной компьютеризации перед многими компаниями встает необходимость перевода бумажных документов в электронный формат. Это востребовано для отправки данных через Интернет, для создания удобного электронного архива и решения других задач.
Перевод книг, статей, делопроизводства и прочих носителей в электронный формат имеет массу преимуществ. Быстрое сканирование документов позволяет в кратчайшие сроки создавать архивы, структурировать и систематизировать информацию, разграничивать доступ к ней в зависимости от полномочий и компетенции персонала. Также формируются удобные каталоги, делаются резервные копии, решаются иные задачи.
Бумажный документооборот устарел и признан неэффективным. Чтобы привести его в современный вид и избавиться от обилия тяжелых папок, закажите сканирование документов в архив. Услугу предоставляет копировальный центр «Копировальня» — мы работаем с любыми объемами, учитываем требования клиента, переводим архивные документы с бумажных носителей в электронно-цифровой формат в кратчайшие сроки.
Важным преимуществом формата PDF является небольшой размер файлов, особенно по сравнению с JPEG и прочими графическими расширениями. Сканированием документов в ПДФ можно заниматься самостоятельно либо обращаться для этого в специализированную компанию.
В первом случае следует использовать соответствующие программные средства. В их числе Scan2PDF, RiDoc, Adobe Acrobat, ABBYY Fine Reader и пр. Некоторые из них бесплатны и находятся в свободном доступе, другие требуют приобретения соответствующих лицензий. Также есть аналогичные продукты на облачных сервисах. Кроме этого, встроенные приложения для конвертации имеются в операционных системах Windows и Mac OX S.
Сканирование больших объемов документов сложно выполнить на простом офисном оборудовании, а когда необходимо перевести в электронный вид чертежи или инженерную документацию больших или нестандартных размеров, сделать это без помощи специалистов копировального центра просто невозможно. Оборудованные по последнему слову техники центры инженерной печати справятся с любой задачей, касающейся обработки технической документации, в минимальные сроки, а себестоимость сканирования одного экземпляра будет тем ниже, чем больше документов нужно перевести в электронный вид.